Rimborsi chilometrici dipendenti: ecco quando sono dovuti

Viste le richieste, si rivela essenziale capire come fare il calcolo delle indennità e vedere insieme le istruzioni più utili in merito. Ecco una breve guida su come calcolare il rimborso chilometrico dei dipendenti aziendali in base alle tabelle Aci.

Prima di tutto servono alcuni dati tecnici, ovvero il totale dei chilometri percorsi e il tipo di veicolo usato. I parametri per calcolare i rimborsi possono subire delle modifiche a seguito di contrattazioni aziendali e individuali, ma è comunque consigliabile utilizzare come modello le tabelle fornite dall’Aci anche in questi casi, per evitare errori.

Cosa si intende per rimborso chilometrico

Si tratta dell’indennità percepita da un dipendente in relazione ai costi derivanti dall’utilizzo di un veicolo che si è utilizzato per raggiungere il luogo di lavoro. Questo rimorso include in primis i costi effettivi di spostamento, ovvero i rifornimenti di carburante. I costi sostenuti e soggetti a indennizzo sono definiti “proporzionali” e fanno riferimento alle media delle spese (sia dirette che indirette) che un lavoratore deve sostenere in un dato periodo.

Questo rimborso non è riconducibile a una sola materia unitaria, ma è il prodotto di più fattori differenti. A disciplinare questa forma di indennità, infatti, non è una singola disciplina, ma molteplici. Si fa riferimento quindi sia norme sul reddito dei lavoratori dipendenti sia a norme per il reddito d’impresa. A livello burocratico e legale, ci si dovranno appuntare alcuni articoli del Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR), ovvero gli articoli articoli 51 e 95 (comma 3). A questi si aggiunge la circolare n. 326/E del 1997.

Come si calcolano i rimborsi chilometrici

Per calcolare il costo medio su base chilometrica in base al quale andrà determinato il rimborso effettivo è consigliabile servirsi delle tabelle Aci. Alcuni costi non sono contemplati dal conteggio, perché seppur correlati in linea generale con il trasferimento verso il luogo di lavoro non sono riconducibili in modo diretto all’utilizzo del veicolo. Nello specifico stiamo parlando dei costi di parcheggio, del bollo e dell’assicurazione. Vengono inclusi nel conteggio, quindi, solo i costi che dipendono direttamente dai chilometri percorsi.

Il calcolo, inoltre, si basa su alcuni parametri specifici, ovvero i chilometri effettivi del tragitto luogo di partenza/lavoro e il tipo di veicolo. In questo modo sarà possibile rapportare matematicamente i consumi di uno specifico veicolo con il costo per chilometro, così da computare l’indennità dell’intero viaggio.

Le tabelle Aci di riferimento sono classificate con la denominazione ACI 2017, e servono per il rimborso chilometrico analitico. Queste tabelle vengono aggiornate ogni anno e permettono di calcolare con precisione l’importo dell’indennizzo, è sufficiente compilare con attenzione i vari campi editabili. Prima di tutto va selezionata la vettura: nelle tabelle è possibile scorrere un elenco finché non si trova il veicolo corrispondente a quello utilizzato dal dipendente. Si tratta di un elenco molto dettagliato, che include marca, modello e serie del veicolo. Già in questa fase è possibile constatare il costo chilometrico stimato per ciascun veicolo e relativa cifra di indennità.

Il sito dell’Aci mette a disposizione anche un calcolatore per eseguire il conto e vedere subito l’importo del rimborso chilometrico per dipendente. Se questa indennità viene calcolata in base alle tabelle Aci non diventa parte del reddito del dipendente (non concorre a determinarlo). Questo significa che è esente da imposizione e deducibile, tenendo sempre conto dei limiti legislativi applicabili.

Tassazioni

Occorre specificare quando i rimborsi sono considerati parte integrante del reddito (e quindi tassabili) e quando invece sono esenti da imposizione. Ecco i due casi nel dettaglio:

• la trasferta si è svolta all’interno del Comune in cui si trova il luogo di lavoro. In questo caso i rimborsi concorrono a formare il reddito del dipendente e perciò sono soggetti a tassazione;
• la trasferta si è svolta in un Comune diverso rispetto a quello in cui si trova il luogo di lavoro. In quest’altro caso il rimborso non viene tassato, a patto che il calcolo dell’indennità venga effettuato sulla base delle tabelle Aci.

Ovviamente, è anche fondamentale conservare un archivio documentale che attesti su quali basi si è effettuato il calcolo del rimborso. Il datore di lavoro, comunque, non è tenuto a rilasciare di volta in volta un’autorizzazione preventiva alla trasferta.
I casi più complicati da gestire si presentano nel caso in cui un dipendente non parta dalla trasferta dal luogo di lavoro ma dalla propria residenza. In questo caso le tabelle Aci prevedono un calcolo del rimborso in base alla differenza chilometrica specifica.